Rekisteri- ja tietosuojaseloste
Hartolan seudun eläinsuojeluyhdistys ry (HSESY ry) noudattaa tietosuoja-asioissaan ja rekisteriensä käsittelyssä EU:n tietosuoja-asetusta (GDPR) sekä soveltuvaa kansallista lainsäädäntöä. Rekisterinpitäjällä on tietosuoja-asetuksen mukaan velvollisuus informoida selkeällä tavalla rekisteröityjä. Tämä seloste täyttää informointivelvoitteen.
Rekisterinpitäjä
Hartolan seudun eläinsuojeluyhdistys ry
c/o Margit Nevala, Toivolantie 310, 19470 Lihavanpää
045 883 8852
hsesy.ry@gmail.com
Rekisteröidyt
Rekistereissä käsitellään seuraavien henkilöiden ja toimijoiden henkilötietoja: nykyiset,
eronneet ja mahdolliset tulevat jäsenet, asiakkaat, yhteistyökumppanit ja mahdolliset
tulevat yhteistyökumppanit, luottamushenkilöt, vapaaehtoiset työntekijät sekä kilpailuihin,
arvontoihin ja tapahtumiin ilmoittautuneet ja osallistuneet henkilöt.
Rekisterien ylläpitämisen peruste ja käyttötarkoitus
Rekisterien olemassaolon tarkoitus on sujuvoittaa vuorovaikutusta jäsenten, asiakkaiden
ja yhteistyökumppaneiden kanssa ja tukea yhdistyksen toiminnan kasvua ja kehittymistä.
Henkilötietoja käsitellään vain HSESYn omien sääntöjen sallimissa rekistereissä toiminnan
sujuvuuden mahdollistamiseksi ja eläinten hyvinvoinnin varmistamiseksi.
Henkilötietoja ei käytetä automaattiseen päätöksentekoon tai profilointiin.
Rekisteriin tallennettavat henkilötiedot
Rekisteri voi pitää sisällään seuraavia tietoja:
- koko nimi ja yhteystiedot (esim. postiosoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero sekä maa)
- yksilöintitiedot (esim. sukupuoli ja syntymävuosi)
- asiakkuuden ja sidosryhmäsuhteen hoitamiseksi tarpeelliset tiedot (esim. asiakasnumero, asiakasryhmä, äidinkieli, lahjoitus- ja maksutiedot, pankkitilitiedot sekä asiointia koskevat muut tarpeelliset tiedot)
- henkilötunnus (nimenkirjoittajien muutosilmoitus Patentti- ja rekisterihallitukseen)
- laitetta tai yhteyttä koskevat tiedot (kuten www-sivuston osoitteet, laitetunnus, MAC-osoite, laitteistomalli, käyttöjärjestelmä sekä IP-osoite); sekä
- muut Hartolan seudun eläinsuojeluyhdistys ry:n järjestämien tapahtumien, kampanjoiden, luottamushenkilötoiminnan, vapaaehtoistoiminnan ja tukemisen asianmukaisen ja onnistuneen järjestämisen sekä niihin osallistumisen kannalta tarpeelliset tiedot.
Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyllä on seuraavat oikeudet, joiden käyttämistä koskevat pyynnöt tulee tehdä osoitteeseen hsesy.ry@gmail.com tai kirjallisesti osoitteeseen:
Hartolan seudun eläinsuojeluyhdistys ry
c/o Margit Nevala, Toivolantie 310, 19470 Lihavanpää
Tarkastusoikeus
Rekisteröity voi tarkastaa rekisteriin tallennetut henkilötiedot.
Oikeus tietojen oikaisemiseen
Rekisteröity voi pyytää oikaisemaan häntä koskevat virheelliset, puutteelliset ja/tai vanhentuneet tiedot.
Vastustamisoikeus
Rekisteröity voi vastustaa henkilötietojen käsittelyä, mikäli kokee, että henkilötietoja on käsitelty lainvastaisesti.
Suoramarkkinointikielto
Rekisteröidyllä on oikeus kieltää tietojen käyttäminen suoramarkkinointiin.
Poisto-oikeus
Rekisteröidyllä on oikeus pyytää tietojen poistamista, jos tietojen käsittely ei ole tarpeen. Hartolan seudun eläinsuojeluyhdistys ry käsittelee poistopyynnön, jonka jälkeen joko tiedot poistetaan ilman aiheetonta viivytystä tai ilmoitetaan perusteltu syy, miksi tietoja ei voida poistaa.
On huomioitava, että rekisterinpitäjällä voi olla lakisääteinen tai muu oikeus olla poistamatta pyydettyä tietoa. Rekisterinpitäjällä on velvollisuus säilyttää kirjanpitoaineisto Kirjanpitolaissa (luku 2, 10 §) määritellyn ajan (10 vuotta) mukaisesti. Tämän vuoksi kirjanpitoon liittyvää aineistoa ei voida poistaa ennen määräajan umpeutumista.
Suostumuksen peruuttaminen
Jos rekisteröityä koskeva henkilötietojen käsittely perustuu ainoastaan suostumukseen, eikä esim. asiakkuuteen tai jäsenyyteen, voi rekisteröity peruuttaa suostumuksen.
Valitusoikeus
Rekisteröidyllä on oikeus tehdä tietosuojavaltuutetulle kantelu, jos hän kokee, että henkilötietoja käsiteltäessä rikotaan lakia tai voimassa olevaa tietosuojalainsäädäntöä.
Tietosuojavaltuutetun yhteystiedot: www.tietosuoja.fi/fi/index/yhteystiedot.html
Rekisteröidyllä on oikeus vaatia kiistanalaisten tietojen käsittelyn rajoittamista siksi aikaa, kunnes asia saadaan ratkaistua. Rekisterinpitäjällä voi olla lakisääteinen tai muu oikeus olla poistamatta poistettavaksi pyydettyä tietoa.
Tietolähteet
Rekistereissä olevat tiedot ovat pääosin rekisteröityjen HSESYlle antamia tietoja ja liittyvät jäsenyyden hakemiseen, sijaiskodiksi tai vapaaehtoistyöntekijäksi tarjoutumiseen, tapahtumaan ilmoittautumiseen, luottamushenkilöksi valintaan tai siihen, että rekisteröity on muussa tarkoituksessa (yleensä eläintä koskevassa asiassa) ottanut yhteyttä HSESYyn puhelimitse, sähköpostitse, kirjeitse tai sosiaalisen median kautta. HSESYn järjestämissä sirutustapahtumissa kerätään tietoja turvasiru.fi -rekisteröintiä varten, mutta paperille kirjatut tiedot tuhotaan heti rekisteröinnin jälkeen. HSESYn toiminnalle tärkeiden yhteistyökumppaneiden (esim. muut eläinsuojeluyhdistykset, eläinsuojeluviranomaiset, löytöeläintalot ja tapahtumien sponsorit) yhteystiedot ovat julkisesti saatavissa, ja niiden käsittely on molempien osapuolten edun mukaista.
Tietojen luovuttaminen eteenpäin
HSESY ei pääsääntöisesti luovuta tietoja kolmansille osapuolille, esim. markkinointitarkoitukseen yhdistyksen ulkopuolelle. Henkilötietoja luovutetaan vain toimivaltaisen viranomaisen määräyksestä, joka perustuu voimassa olevaan lainsäädäntöön.
Tietojen säilyttämisaika
Henkilötietoja säilytetään vain niin kauan kuin se on välttämätöntä, kuitenkin voimassa olevan lainsäädännön mukaisesti. Kirjanpitoon liittyvä aineisto tulee säilyttää 10 vuotta Kirjanpitolain mukaan.
Tietojen käsittelijät
HSESYn valtuuttamat henkilöt voivat käsitellä henkilötietoja voimassa olevaa lainsäädäntöä noudattaen ja asianmukaisesti. HSESY rajoittaa tietoja käsittelevien henkilöiden piiriä niin, että tietoihin pääsevät käsiksi vain ne HSESYn edustajat, joiden on tehtäviensä takia tarpeellista käsitellä tietoja. Tarvittaessa henkilötietojen käsittely voidaan ulkoistaa kolmannelle osapuolelle kuten esimerkiksi tilitoimistolle.
Hartolan seudun eläinsuojeluyhdistys ry on antanut jäsenrekisterinsä ylläpidon SEY Suomen eläinsuojelu ry:n tehtäväksi.
Tietoturva
HSESY pyrkii teknisin ja organisatorisin toimin suojaamaan rekisterit luvattomalta pääsyltä, vahingossa tai laittomasti tapahtuvalta tietojen hävittämiseltä, väärinkäytökseltä, siirtämiseltä, luovuttamiselta tai muulta laittomalta käsittelyltä. Sähköiset rekisterit on suojattu yksilöllisin käyttäjätunnuksin ja salasanoin. Manuaalinen aineisto säilytetään lukitussa tilassa.
Yhteydenotot
Rekisteröidyn oikeuksia koskevat pyynnöt ja tätä selostetta koskevat kommentit ja kysymykset voi välittää HSESYlle kohdassa 1 mainitun puhelinnumeron tai sähköpostiosoitteen kautta.
Muutokset tähän tietosuojaselosteeseen
HSESY kehittää jatkuvasti toimintaansa ja pidättää itsellään oikeuden muuttaa tätä selostetta. Muutostarpeen voivat aiheuttaa myös lainsäädännön muutokset. Tämä seloste on päivitetty 24.2.2022