Kainuun Eläinsuojeluyhdistys ry:n rekisteri- ja tietosuojaseloste

Kainuun Eläinsuojeluyhdistys ry (myöhemmin KESY) noudattaa tietosuoja-asioissaan ja rekisteriensä käsittelyssä EU:n tietosuoja-asetusta (GDPR) sekä soveltuvaa kansallista lainsäädäntöä. Rekisterinpitäjällä on tietosuoja-asetuksen mukaan velvollisuus informoida selkeällä tavalla rekisteröityjä. Tämä seloste täyttää informointivelvoitteen.

1. Rekisterinpitäjä

Kainuun Eläinsuojeluyhdistys ry
044 595 1123
kainuun.elainsuojeluyhdistys(at)gmail.com

2. Rekisteröidyt

Rekistereissä käsitellään seuraavien henkilöiden ja toimijoiden henkilötietoja: nykyiset,
eronneet ja mahdolliset tulevat jäsenet, asiakkaat, yhteistyökumppanit ja mahdolliset
tulevat yhteistyökumppanit, luottamushenkilöt, vapaaehtoiset työntekijät sekä kilpailuihin,
arvontoihin ja tapahtumiin ilmoittautuneet ja osallistuneet henkilöt.

3. Rekisterien ylläpitämisen peruste ja käyttötarkoitus

Rekisterien olemassaolon tarkoitus on sujuvoittaa vuorovaikutusta jäsenten, asiakkaiden
ja yhteistyökumppaneiden kanssa ja tukea yhdistyksen toiminnan kasvua ja kehittymistä.
Henkilötietoja käsitellään vain KESYn omien sääntöjen sallimissa rekistereissä toiminnan
sujuvuuden mahdollistamiseksi ja eläinten hyvinvoinnin varmistamiseksi.
Henkilötietoja ei käytetä automaattiseen päätöksentekoon tai profilointiin.

4. Rekisteriin tallennettavat henkilötiedot

Rekisteri voi pitää sisällään seuraavia tietoja:

henkilön tai toimijan nimi ja yhteystiedot (postiosoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero, www-sivuston osoite)
henkilön yksilöintitiedot (syntymävuosi ja sukupuoli)
pankkitilin numero
henkilötunnus (nimenkirjoittajien muutosilmoitus Patentti- ja rekisterihallitukseen)

5. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus

tarkastaa rekisteriin tallennetut henkilötietonsa
pyytää oikaisemaan puutteelliset, väärät tai vanhentuneet tiedot
vastustaa henkilötietojen käsittelyä, mikäli kokee niitä käsitellyn lainvastaisesti
pyytää tietojen poistamista, mikäli tietojen käsittely ei ole tarpeen
peruuttaa suostumus tietojensa käsittelyyn, mikäli käsittely perustuu suostumukseen eikä esimerkiksi jäsenyyteen tai asiakkuuteen
tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle, mikäli kokee, että tietoja käsiteltäessä rikotaan lakia tai voimassa olevaa tietosuoja-asetusta
vaatia kiistanalaisten tietojen käsittelyn rajoittamista siksi aikaa, että asia saadaan
ratkaistua.

Rekisterinpitäjällä voi olla lakisääteinen tai muu oikeus olla poistamatta
poistettavaksi pyydettyä tietoa.

6. Tietolähteet

Rekistereissä olevat tiedot ovat pääosin rekisteröityjen KESYlle antamia tietoja ja liittyvät jäsenyyden hakemiseen, sijaiskodiksi tai vapaaehtoistyöntekijäksi tarjoutumiseen, tapahtumaan ilmoittautumiseen, luottamushenkilöksi valintaan tai siihen, että rekisteröity on muussa tarkoituksessa (yleensä eläintä koskevassa asiassa) ottanut yhteyttä KESYyn puhelimitse, sähköpostitse, kirjeitse tai sosiaalisen median kautta. KESYn järjestämissä sirutustapahtumissa kerätään tietoja turvasiru.fi -rekisteröintiä varten, mutta paperille kirjatut tiedot tuhotaan heti rekisteröinnin jälkeen. KESYn toiminnalle tärkeiden yhteistyökumppaneiden (esim. muut eläinsuojeluyhdistykset, eläinsuojeluviranomaiset, löytöeläintalot ja tapahtumien sponsorit) yhteystiedot ovat julkisesti saatavissa, ja niiden käsittely on molempien osapuolten edun mukaista.

7. Tietojen luovuttaminen eteenpäin

KESY ei pääsääntöisesti luovuta tietoja kolmansille osapuolille, esim. markkinointitarkoitukseen yhdistyksen ulkopuolelle. Henkilötietoja luovutetaan vain toimivaltaisen viranomaisen määräyksestä, joka perustuu voimassaolevaan lainsäädäntöön.

8. Tietojen säilyttämisaika

Henkilötietoja säilytetään vain niin kauan kuin se on välttämätöntä, kuitenkin voimassaolevan lainsäädännön mukaisesti. Kirjanpitoon liittyvä aineisto tulee säilyttää 10 vuotta Kirjanpitolain mukaan.

9. Tietojen käsittelijät

KESYn valtuuttamat henkilöt voivat käsitellä henkilötietoja voimassaolevaa lainsäädäntöä noudattaen ja asianmukaisesti. KESY rajoittaa tietoja käsittelevien henkilöiden piiriä niin, että tietoihin pääsevät käsiksi vain ne KESYn edustajat, joiden on tehtäviensä takia tarpeellista käsitellä tietoja. KESY on antanut jäsenrekisterinsä ylläpidon Suomen Eläinsuojeluyhdistysten liitto ry:n
tehtäväksi.

Kirjanpito on tällä hetkellä ostettu ulkopuoliselta palveluntarjoajalta.

10. Tietoturva

KESY pyrkii teknisin ja organisatorisin toimin suojaamaan rekisterit luvattomalta pääsyltä, vahingossa tai laittomasti tapahtuvalta tietojen hävittämiseltä, väärinkäytökseltä, siirtämiseltä, luovuttamiselta tai muulta laittomalta käsittelyltä. Sähköiset rekisterit on suojattu yksilöllisin käyttäjätunnuksin ja salasanoin. Manuaalinen aineisto säilytetään lukitussa tilassa.

11. Yhteydenotot

Rekisteröidyn oikeuksia koskevat pyynnöt ja tätä selostetta koskevat kommentit ja kysymykset voi välittää KESYlle kohdassa 1 mainitun puhelinnumeron tai sähköpostiosoitteen kautta.

12. Muutokset tähän tietosuojaselosteeseen

KESY kehittää jatkuvasti toimintaansa ja pidättää itsellään oikeuden muuttaa tätä selostetta. Muutostarpeen voivat aiheuttaa myös lainsäädännön muutokset. Tämä seloste on päivätty 25.5.2018.